Poradnik dla organizatora konferencji
Poradnik dla organizatora konferencji
Organizowanie konferencji naukowej czy też branżowej nie jest łatwym zadaniem. To nie tylko kwestia załatwienia kilku formalności, wybrania tematu oraz daty spotkania – to całe logistyczne przedsięwzięcie, gdzie wszystko musi do siebie pasować i o niczym nie można zapomnieć, bowiem konferencja zorganizowana na wysokim poziomie przyniesie wydziałowi, uczelni, firmie bardzo duży prestiż, a także da szanse na kontynuację kolejnych edycji w następnych latach, tworząc jednocześnie pewną markę i tradycję. Jeśli jesteś organizatorem konferencji, poniżej zostały przygotowane porady, które pomogą ci doskonale wywiązać się z tego zadania.
Profil konferencji
Warto przemyśleć najpierw profil naszej konferencji, czyli po pierwsze, określić jej temat. Kiedy już to zrobisz, przemyśl, czy jest on na tyle szeroki, aby dało to szansę na wzięcie udziału w spotkaniu wielu osobom, które mogłyby podzielić się swoimi umiejętnościami oraz doświadczeniami. Następnie określ, kim będą prelegenci. Zważ na to, że zazwyczaj konferencje dedykowane są tylko dla pewnych grup, na przykład marketingowców, studentów, doktorantów itd.
Data i miejsce
Data, choć nie jest aż tak bardzo istotna, jednak także powinna być przemyślana. Najlepiej, gdyby był to weekend, wówczas większość osób pracujących w firmach czy też studiujących ma wolne i spokojnie może przebyć nawet daleką drogę. Po drugie, miejsce, gdzie odbędzie się konferencja, powinno być jak najbardziej reprezentatywne oraz wyposażone w projektor, ekran oraz system nagłośniający. Najlepiej, gdybyś wybrał salę konferencyjną, która jest specjalnie przeznaczona do tego typu spotkań. Inne pomieszczenie byłoby ci trudno zaaranżować. Nie zapomnij także, że przy dużej liczbie gości oraz prelegentów powinieneś zadbać o amfiteatralny układ sali.
Nocleg i wyżywienie
W gestii organizatora leży również kwestia wyżywienia oraz noclegów. Masz dwie możliwości. Jedną z nich jest zwiększenie opłaty konferencyjnej i wliczenie do niej wyżywienia oraz noclegów. Wówczas to ty musisz skontaktować się z firmą cateringową, zamówić porcje i konkretne dania dla wszystkich, a także wynająć pokoje hotelowe. Możesz jednak nie zwiększać opłaty i jedyne, co musisz wtedy zrobić, to wskazać wcześniej gościom, gdzie w mieście są dobre noclegi, a także restauracje. Obojętnie, którą z możliwości wybierzesz, musisz przygotować kawę, herbatę i wodę oraz słodkie i słone przekąski, którymi będzie można się poczęstować podczas przerw.
Opłata konferencyjna
Musisz zdecydować, ile wyniesie opłata konferencyjna. Oblicz to na podstawie kosztu materiałów, które orzyma każdy prelegent: dyplom uczestnictwa, program, gadżety z logo firmy/uczelni i inne. Często w opłatę konferencyjną wliczana jest również publikacja pokonferencyjna w czasopiśmie lub specjalnie wydanej na te okazję książce. Jak już było wspomniane, opłata może zawierać także koszt noclegów lub/i wyżywienia. Jeśli pozyskałeś duże dofinansowanie od prywatnych lub publicznych instytucji, możesz zrezygnować z pobierania opłaty. Tak bardzo często postępują uczelnie wyższe. Jeśli twoja konferencja będzie zamknięta na osoby z zewnątrz, powinieneś dać możliwość wstępu dla wolnych słuchaczy, którzy tak jak prelegenci, wniosą opłatę.
Reklama konferencji
Aby konferencja odniosła sukces i stawiła się na nią rzesza ciekawych tematu naukowców czy osób z branży, musisz ją odpowiednio zareklamować. Wyślij zaproszenia e-mailem, daj ogłoszenia w prasie, a także wydrukuj ulotki i plakaty – najpierw z informacją o naborze referatów, a potem z programem wystąpień.
