Praca biurowa – jak być efektywnym?
Praca biurowa – jak być efektywnym?
Osoby, które pracują od projektu do projektu lub są związane z branżą kulturalną lub artystyczną, raczej nie narzekają na brak efektywności – w takich zawodach zawsze dzieje się coś nowego, są ściśle określone deadline’y i trzeba być wyjątkowo kreatywnym. Inaczej rzecz się ma w przypadku pracy za biurkiem. Od poniedziałku do piątku, od 8 do 16, ciągle te same twarze, zadania, klienci. Ciągle te same szafki, dywan i biurko. Po jakimś czasie i do naszej pracy może wkraść się szara proza życia oraz rutyna, a to zawsze sprawia, że mamy mniej energii, a przede wszystkim mniej motywacji, aby pracować na pełnych obrotach. Można jednak sprawić, aby nasza praca była bardziej efektywna, nawet jeśli nie przestanie być nudna.
Dobra organizacja
Chyba nic tak nie działa na zwiększenie efektywności, jak dobra organizacja. To właśnie ona trzyma w ryzach cały nasz dzień czy tydzień pracy. Dobra organizacja wymaga kalendarza-plannera, gdzie oprócz dat i godzin spotkań będziesz mógł zapisywać sobie także, co danego dnia musisz zrobić. Najlepiej rozpisać sobie taką listę zadań na cały tydzień, ale nie zawsze jest to możliwe – czasem wyskoczy przecież coś niespodziewanego. Jeśli jednak uda ci się ułożyć taki szczegółowy plan, będzie ci łatwiej realizować cele, a dzięki temu twoja pracownicza wydajność z całą pewnością wzrośnie. Przy okazji nie zapomnij o tym, że nie zawsze uda ci się wszystko zrealizować w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy – wbrew pozorom to wcale nie jest tak długo. Najlepiej więc, gdybyś codziennie ustalił sobie dwa – trzy priorytetowe zadania do wykonania. To sprawi, że zawsze w pierwszej kolejności zrobisz to, co jest najważniejsze i potrzebuje pilnego rozwiązania.
Porządek na biurku
Trudno będzie ci się skupić, jeśli biurko, przy którym pracujesz, opanuje prawdziwy chaos spinaczy, teczek, długopisów. Za każdym razem ogarnie cię frustracja, kiedy będziesz musiał poszukać jakiegoś dokumentu. Jeśli jednak zorganizujesz swoje miejsce pracy tak, abyś to ty nim rządził, a nie ono tobą, wówczas będzie ci się przyjemniej oraz szybciej pracowało. Niech wszystko na twoim biurku ma swoje miejsce: ramka ze zdjęciem ukochanej osoby, podstawka na kubek, pudełko na papiery i stojak na przybory do pisania. Dzięki temu znalezienie wszystkiego będzie o wiele prostsze, a i zmniejsza się ryzyko, że ważne faktury zostaną zalane przez twoją kawę.
Wyeliminuj rozpraszacze
Rozpraszacze mogą mieć różne imię. Najczęściej są to portale społecznościowe – potrafimy całymi kwadransami marnować czas w pracy i zamiast wziąć się za swoje obowiązki, przeglądamy internetową aktywność znajomych lub czatujemy z nimi. Ale rozpraszać cię mogą także inne rzeczy, jak sprawdzanie służbowej poczty co dwie minuty albo gra w pasjansa. Są też takie osoby, które rozpraszają się chodzeniem po kawę, po ciastka, po kanapki. Przerywają pracę po to, aby zaparzyć sobie herbatę i robią to o dziesięć minut za długo. Pamiętaj, aby zawsze przed rozpoczęciem pracy zaparzyć sobie kawy lub herbaty i postawić talerz z przekąskami na biurku. Dzięki temu nie będziesz miał pretekstu, aby od niego odejść, aż do swojej pierwszej przerwy.
Rób sobie przerwy
Podobno student na wykładzie jest w stanie skupić się tylko przez około 45 minut, a potem potrzebuje przerwy. Przerw potrzebują również pracownicy biurowi – ta praca bywa naprawdę monotonna i dzień w dzień nic się nie zmienia, wszystko pozostaje takie samo. Dlatego też pracownik biurowy potrzebuje przerw i naprawdę nie warto ich omijać, nawet jeśli jesteś zawalony stertą papierów do wypełnienia. Jeśli masz ustalone odgórnie przerwy, to zawsze na nie wychodź. Jeśli nie, w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy powinieneś zrobić sobie dwie przerwy i niech jedna z nich będzie dłuższa, abyś mógł w spokoju coś zjeść. Pamiętaj o tym, aby zawsze napić się herbaty czy wody i jak najbardziej się zrelaksować.
