W jaki sposób napisać reklamację?
W jaki sposób napisać reklamację?
Nie zawsze zakupiony towar okazuje się idealny, a usługa wykonana należycie. W takiej sytuacji, zgodnie z polskim prawem, klient ma prawo do reklamacji. Teoretycznie forma wniesienia reklamacji jest dowolna, jednak w praktyce najlepiej zrobić to pisemnie lub na formularzu przygotowanym przez firmę świadczącą usługi albo sprzedającą towary. Reklamację można wnieść do 2 miesięcy od momentu odkrycia wady, natomiast producent ma obowiązek odpowiedzieć po 2 tygodniach. Żeby mieć większe szanse na wymianę towaru bądź zwrot pieniędzy, warto napisać reklamację według pewnych zasad.
Najlepsza forma reklamacji
Formy reklamacji mogą być różne, lecz najlepsza jest pisemna. Jeżeli firma nie posiada gotowego formularza reklamacji, należy napisać ją własnoręcznie, najlepiej w dwóch kopiach. Oddając ją pracownikowi sklepu lub zakładu do rąk własnych, warto poprosić o pieczątkę sklepu oraz podpis na drugim egzemplarzu, a wysyłając list z reklamacją pocztą, najlepiej zrobić to listem poleconym, z potwierdzeniem odbioru.
Adresowanie reklamacji
Pierwszym punktem w czasie pisania reklamacji jest jej zaadresowanie. Należy skierować ją na adres, który został podany przez sprzedawcę lub znajduje się na stronie internetowej. Taki sam adres powinien znaleźć się na kopercie, jeżeli reklamacja ma być dostarczona pocztą. Warto powstrzymać się od nagłówków „do dyrektora”, „do prezesa”. Osoby na takich stanowiskach nie zajmują się reklamacjami, a taki początek listu zrobi od razu złe wrażenie.
Informacje o towarze
W pierwszej części reklamacji należy podać dane dotyczące produktu lub usługi. Należy podać nazwę towaru, numer modelu, jeżeli rzecz go posiada, numer faktury lub umowy zakupu z zaznaczeniem daty tego wydarzenia. Następnie można przejść do opisu wady, która jest przedmiotem reklamacji. W tym miejscu trzeba uzasadnić, czemu przedmiot jest niezgodny z zawartą umową i czemu oczekuje się rozpatrzenia reklamacji na swoją korzyść.
Zadośćuczynienie
Po opisie wady należy zaznaczyć, jakiego zadośćuczynienia za uszkodzenie oczekuje się, jeżeli reklamacja zostanie rozpatrzona pozytywnie. Może to być naprawa towaru, zwrot pieniędzy, wymiana towaru na nowy, wymiana na inny towar o tej samej wartości. Błędem jest jednak żądanie podwojenia lub potrojenia sumy, ponieważ może to skutkować odrzuceniem reklamacji, która będzie wyglądała bardziej jak próba wyłudzenia dodatkowych pieniędzy niż jak faktyczna chęć zgłoszenia wadliwego towaru.
Podpis na reklamacji
Jeżeli pisze się reklamacje odręcznie, ręczny podpis jest koniecznością, jednak nawet jeżeli przygotowuje się pismo na komputerze, warto podpisać je nie komputerową czcionką, a ręcznie, tuż po wydruku. Reklamacja jest pismem urzędowym, które trzeba potwierdzić pełnowartościowym podpisem. Czas oczekiwania na rozpatrzenie i odpowiedź to maksymalnie 2 tygodnie. Gdy nie otrzyma się odpowiedzi w tym czasie, oznacza to, że reklamacja została rozpatrzona pozytywnie.
